Réponse directe

Automatisez d'abord les processus répétitifs et fréquents : ceux qui suivent des étapes et des critères clairs , qui sont chronophages ou qui génèrent des erreurs. Vérifiez au préalable leur bon fonctionnement, la définition des responsabilités et la fiabilité des informations. Automatiser un processus désorganisé ne fera qu'accélérer la répétition des mêmes erreurs.

Ne commencez pas par l'outil

La question n'est pas de savoir ce que l'intelligence artificielle peut faire ni quels logiciels sont à la mode. Il s'agit plutôt de comprendre où les entreprises perdent actuellement le plus d'argent, de temps ou de ressources, et quelle partie de ce problème peut être résolue grâce à la technologie. Vous trouverez un exemple ci-dessous ; ne vous inquiétez pas s'il n'est pas encore clair.

Un processus est un bon candidat à l'automatisation lorsqu'il libère l'équipe pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et que le résultat peut être vérifié à l'aide d'un indicateur spécifique.

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Quelles sont les priorités ?

Fréquence

Cela se produit plusieurs fois par semaine ou par mois.

Temps

Cela consomme un nombre important d'heures de travail de l'équipe.

Erreurs

L'exécution manuelle entraîne des erreurs, des doublons ou des reprises.

Règles claires

Les décisions sont prises selon des conditions qui peuvent être définies.

Impact

Son amélioration permet de réduire les coûts, d'accélérer la livraison ou d'augmenter la capacité.

Données fiables

Les informations nécessaires existent et peuvent être utilisées.

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Avant d'automatiser, examinez le processus.

Si personne ne peut expliquer clairement qui fait quoi, quelles informations sont nécessaires et quel est le résultat attendu, l'automatisation n'est pas encore conseillée. Il faut d'abord simplifier, éliminer les étapes inutiles et s'attaquer aux causes profondes des erreurs.

L’automatisation doit améliorer une façon de travailler, pas décider à votre place de la manière dont le processus doit fonctionner.

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Un exemple simple

Imaginez que les commerciaux reçoivent les demandes de leurs clients par e-mail. Ensuite, un employé administratif copie ces données dans différents tableurs afin que chaque équipe puisse les traiter. Cette tâche est fastidieuse et sujette aux erreurs ; il est donc évident qu’elle doit être automatisée.

Après analyse du processus, nous avons identifié le véritable problème : chaque commercial demande des informations différentes, certaines données sont incomplètes et chaque équipe utilise son propre tableur. Si nous automatisons directement le processus, l’entreprise recevra et diffusera des informations erronées encore plus rapidement.

Tout d'abord, un formulaire unique contenant les données nécessaires est créé. Il est convenu qui valide chaque demande et où les informations doivent être stockées. Ensuite, l'automatisation peut enregistrer les données, notifier la personne responsable et mettre à jour le système sans intervention manuelle.

Comment savoir si l’automatisation en valait la peine

  • Des heures de travail manuel éliminées chaque mois.
  • Réduction des erreurs et des reprises.
  • Réduction du temps nécessaire pour que le processus se déroule du début à la fin.
  • Capacité supplémentaire acquise par l'équipe.
  • Coût total avant et après la mise en œuvre.

Foire aux questions

Questions fréquentes avant l'automatisation

Quelles tâches ne dois-je pas automatiser ?+

Il convient d'éviter les automatisations qui évoluent constamment, qui nécessitent une intervention humaine au cas par cas, ou qui ne disposent pas encore d'un processus clairement défini. Il est également conseillé d'éviter celles dont le coût est supérieur au gain de temps ou aux erreurs qu'elles permettent d'éviter.

Ai-je besoin de l'intelligence artificielle ?+

Pas toujours. De nombreuses améliorations peuvent être obtenues grâce à des processus mieux définis, des intégrations plus simples ou une automatisation basée sur des règles. L'IA se justifie lorsqu'elle offre une fonctionnalité que ces options ne couvrent pas.

Comment calculer le retour sur investissement ?+

Comparez le coût de la mise en œuvre et de la maintenance avec les heures gagnées, les erreurs évitées, les gains de temps et la capacité supplémentaire générée au cours d'une période donnée.